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FAQ

入会

申請

審査

付与契約手続き

変更

費用

事故

その他

入会

プライバシーマークの申請・取得を考えていますが、入会申込の際には、正会員A・B・Cのどの区分で申し込みをすればよいでしょうか

[No.1]

プライバシーマーク取得目的の場合、正会員Cにご加入ください。
入会のご案内」ページをご確認の上、入会申込書をご記入後、下記の事業者管理担当宛までメールにてご提出ください。
なお、入会後にプライバシーマークのご申請をいただけます。

事業者管理担当:sec-reg@juas.or.jp

プライバシーマークの申請を考えています。入会の申込みはいつまでに行えばよいでしょうか。

[No.2]

ご入会時には入会基準を満たしているかの確認が必要なため、申請の2週間前までを目安に入会申込書をお送りください。
なお、入会手続き完了後にプライバシーマーク会員マイページを開設するため、入会と同時の電子申請は行えません。

申請

プライバシーマークの有効期間と更新審査の申請期限はどこで確認できますか。

[No.3]

プライバシーマークの有効期間については、以下のいずれかの方法で確認できます。
①「JIPDECプライバシーマーク付与事業者検索サイト
②JIPDEC(プライバシーマーク付与機関)よりお送りしているプライバシーマーク登録証
③「JUASプライバシーマーク付与事業者一覧

・更新審査の申請期間は、プライバシーマーク付与契約満了(=有効期間)の8か月前の日から4か月前の日までです。
・申請期間最終日が土日祝の場合は、翌営業日が提出期限となります。
・プライバシーマーク会員マイページには24時間ログインできますが、原則15時までのアップロード分を当日分として取扱います。受付済通知は翌営業日までに配信されます。 申請期限、有効期間にご注意いただき、お早めの申請をお願いいたします。

申請期限に係る問い合わせは、下記の事業者管理担当までご連絡ください。

事業者管理担当:sec-reg@juas.or.jp

JIPDECとは何ですか。JUASとは何ですか。

[No.4]

JIPDECはプライバシーマーク付与機関で、JUASは指定審査機関です。
JUASは、プライバシーマーク指定審査機関として、プライバシーマーク申請の受付、審査 、付与適格決定の業務を行っております。

申請書類提出からプライバシーマーク付与まではどのような流れになりますか。

[No.5]

申請から付与までの流れについては「申請の流れ」にてご確認いただけます。

会社の規模や業種はどのように決まりますか。

[No.6]

登記された資本金の額または出資の総額、従業者数、業種で決定します。
資本金、業種は申請時にご提出された書類に、従業者数は現地審査時の人数に基づきます。
業種分類は「日本標準産業分類(総務省)平成5年版」に基づいたプライバシーマーク独自の分類です。
詳しくは「事業者規模」のページをご参照ください。

役員1名、アルバイト1名ですが、プライバシーマークの申請は可能でしょうか。

[No.7]

「個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」を満たすためには、 個人情報保護管理者、個人情報保護監査責任者の任を負うものが1名ずつ必要であるため、正社員、又は登記上の役員(監査役を除く)の従業者が2名以上いることが条件となります。アルバイトは上記に含まれませんので申請は不可となります。
役員、正社員の定義:申請様式3【書類作成上の注意】を参照ください。

次回の更新審査で、審査機関を変更することは可能ですか。

[No.8]

可能です。申請期限をご確認の上、ご希望の審査機関にご申請ください。次回更新申請を他の審査機関でされる場合は、JUAS正会員Cの退会手続きが必要となります。次回更新申請を他の審査機関でされる旨、下記の事業者管理担当までご連絡ください。 なお、他の審査機関からJUASへ変更ご希望の場合は、まずご入会が必要となりますのでNo.1をご参照ください。

事業者管理担当:sec-reg@juas.or.jp

申請書類の書き方について質問があります。

[No.9]

申請書類の書き方、提出書類の揃え方については「新規申請の手続き」または「更新申請の手続き」をご確認ください。

当社はプライバシーマーク付与事業者ですが、別の会社を吸収合併することになりました。報告は必要ですか。
また費用はかかるでしょうか。

[No.10]

報告が必要です。組織変更申請書類の提出をお願いいたします。
詳しくは「合併・分社等による組織変更」をご確認ください。
なお、費用については、「合併・分社等に係る費用」をご参照下さい。

合併・分社等に係る報告が必要かわかりません。

[No.11]

合併・分社・事業譲渡等による事業承継が明らかになった時点で、お知らせいただくことにより、手続きをより円滑に進めることができますので、下記の申請受理担当までお問い合わせください。

申請受理担当:sec-app@juas.or.jp

申請書類を持参してもよろしいでしょうか。
また、紙での提出は可能でしょうか。

[No.12]

2023年5月1日以降の申請は、電子データでの受付となります。プライバシーマーク会員マイページより、電子データでのご提出をお願いいたします。

プライバシーマーク取得のために準備を進めています。コンサルティング会社を紹介してもらえますか。

[No.13]

審査機関であるため、個々の事業者の審査に影響を与える可能性のある行為は禁じられています。
ご理解いただけますようお願いいたします。

審査

現地審査の時期はいつごろになりますか。

[No.14]

申請から現地審査までお時間をいただいており、目安として申請書類提出から2~4か月後以降の時期をご案内しております。(2023年7月21日時点状況)

現地審査に同席する一部の者をWEBで同席させてもよいですか。

[No.15]

申請ご担当者様が終日ご同席いただけるようでしたら、その他のご同席者様はオンラインでの参加でも問題ございません。
ただし審査員は機材を持ち込みませんので、PC等をご準備いただくことと、当日の操作もお願いしておりますこと、予めご了承ください。
なお、録音・録画はご遠慮いただいております。

現地審査確認書に押印する印を教えてください。

[No.16]

申請書(様式1-③)に押印頂いた代表者印を押印ください。

現地審査確認書の書式はどこにありますか。

[No.17]

現地審査確認書の書式は、現地審査日程等の正式なご案内メールに添付してお送りしています。 メールを紛失された場合は、下記の現地審査日程調整担当までご連絡ください。

現地審査日程調整担当:loading-sec@juas.or.jp

文書審査結果はいつ届きますか。

[No.18]

原則として現地審査実施日の3週間前を目安にプライバシーマーク会員マイページへアップロードいたします。 ご不明な点がございましたら、下記の審査支援担当までお問い合わせください。
※2023年4月30日までに紙で申請し、紙の申請書で審査を進めている場合は、文書審査結果を紙で郵送いたします。

審査支援担当:sec-shinsajimu@juas.or.jp

指摘事項文書が届きました。いつまでに対応すればよいでしょうか。

[No.19]

指摘事項文書発行日から3か月以内に改善報告書をプライバシーマーク会員マイページへアップロードしてください。詳しくは担当審査員へお問い合わせください。
※2023年4月30日までに紙で申請し、紙の申請書で審査を進めている場合は、改善報告書を紙でご郵送ください。

付与契約手続き

審査中にプライバシーマークの有効期間が経過してしまいますが問題ありませんか。

[No.20]

審査中は現付与を有効として取扱っています。
入札等で必要な場合は、更新事業者に対しては審査中証明書を発行することも可能です。
ご希望の場合は、下記の審査支援担当までお問い合わせください。

審査支援担当:sec-shinsajimu@juas.or.jp

プライバシーマークの更新辞退を検討しています。連絡は必要ですか。

[No.21]

付与契約終了届の提出、退会届の提出が必要となります。
詳しくは下記の事業者管理担当まで、事業者名、ご担当者様のお名前を明記いただき、更新辞退ご希望の旨ご連絡ください。

事業者管理担当:sec-reg@juas.or.jp

審査委員会後の流れを知りたいです。

[No.22]

審査委員会後の流れは「付与適格決定」をご確認ください。

付与適格決定日直前に移転をしたので、届いた契約書の住所が現在のものと違ってしまいました。契約書の差し替えは必要ですか。

[No.23]

付与適格決定日(契約書に記載の契約日)より前に契約書に記載される内容(社名・本社住所・代表者名)に変更があった場合は、契約書の差し替えが必要となります。速やかにJUASへ「プライバシーマーク付与に係る変更報告書」を提出してください。あわせて会員登録情報に変更がある場合は「JUAS連絡窓口変更届(正会員C)」の提出もお願いします。
変更報告書を受領後、JIPDECより新しい住所を記載した契約書を送付いたします。
古い住所が記載された契約書は、新しい契約書に押印後、返送時に同封してJIPDECへ返却してください。なお、契約書の再発行に費用はかかりません。

各書類様式は「書類ダウンロード」ページからダウンロードの上、プライバシーマーク会員マイページ「ファイル送信」より電子データをアップロード、または下記の事業者管理担当までご報告ください。

事業者管理担当:sec-reg@juas.or.jp

プライバシーマーク付与契約手続き、プラバシーマーク登録証と画像データの交付・使用について質問があります。

[No.24]

プライバシーマーク付与契約手続き、プラバシーマーク登録証と画像データの交付・使用については、以下のJIPDECのホームページをご参照ください。

JIPDEC連絡先一覧
JIPDECよくあるご質問

登録証の記載情報に変更があります。報告は必要ですか。

[No.25]

必要です。
事業者名と本店所在地に変更が生じた場合はプライバシーマーク登録証が再発行されます。
「プライバシーマーク付与に係る変更報告書」についてご提出をお願いいたします。

書類様式は「書類ダウンロード」ページからダウンロードの上、プライバシーマーク会員マイページ「ファイル送信」より電子データをアップロード、または下記の事業者管理担当までメールにてご提出ください。

事業者管理担当:sec-reg@juas.or.jp

当社はプライバシーマーク付与事業者ですが、別の会社に吸収合併され、消滅することになりました。報告は必要ですか。

[No.26]

付与契約終了手続き、JUAS退会の手続きが必要です。
詳しくは下記の事業者管理担当まで、事業者名、内容(●月●日付にて合併による消滅等)、ご担当者様のお名前、ご連絡の取れるお電話番号を明記いただきお問い合わせください。

事業者管理担当:sec-reg@juas.or.jp

変更

JUAS連絡窓口変更届(正会員C)に記入する会員番号はどこでわかりますか。

[No.27]

請求書類に記載されています。正会員Cの会員様はアルファベット「U」もしくは「J」と数字5桁の組み合わせです。
ご不明の場合は空欄にてご提出ください。

現在のプライバシーマークで届出をしている申請担当者等の登録情報や会員登録情報がわかりません。参照できるところはありますか。

[No.28]

担当者等の登録情報が参照できるところはありません。
登録番号と有効期間は以下サイトにてご確認いただけます。
①「JIPDECプライバシーマーク付与事業者検索サイト
②JIPDEC(プライバシーマーク付与機関)よりお送りしているプライバシーマーク登録証
③「JUASプライバシーマーク付与事業者一覧

登録情報に変更がありました。報告をしなければなりませんか。

[No.29]

報告が必要です。
申請事項の変更」に記載の事項に変更が生じた場合は、必要に応じて下記2点のご提出をお願いいたします。
・プライバシーマーク付与に係る変更報告書
・JUAS連絡窓口変更届(正会員C)

※審査中の事業者においては、代表者の変更につきましても報告が必要となります。
※代表者変更時は申請の日前3か月以内に発行された謄本写しの添付が必要です。なお、登記情報提供サービスなどインターネットで提供される登記資料は不可です。

各書類様式は「書類ダウンロード」ページからダウンロードの上、プライバシーマーク会員マイページ「ファイル送信」より電子データをアップロード、または下記の事業者管理担当までメールにてご提出ください。

事業者管理担当:sec-reg@juas.or.jp

費用

入会金と年会費の請求書が届きました。合算での振込は可能でしょうか。

[No.30]

合わせてお振込みいただけます。

請求書が届きました。いつまでに振込をすればよいでしょうか。

[No.31]

特にいつまでにと記載がないものについては、請求書発行日の翌月末までにお支払いください。ただし、審査の進捗に応じて早めにお振込みをお願いする場合があります。

プライバシーマーク付与に係る各種費用はどのタイミングで発生しますか。

[No.32]

プライバシーマーク付与に係る費用」は、「申請料」「審査料」「付与登録料」に分かれています。「申請料」と「審査料」はJUASから、「付与登録料」は付与機関のJIPDECからの請求となります。「申請料」は申請書類受付時、「審査料」は現地審査実施時点、「付与登録料」は付与適格決定時に費用が発生します。請求書が届きましたら、請求書記載の支払期限までにお支払いください。 また、申請の流れと請求書の発行タイミングについては、「申請の流れ」もご参照ください。

見積書・領収書の発行はできますか。

[No.33]

見積書の発行は申請書類の提出をいただいた後、発行可能です。 申請書類提出前に、各種費用が知りたい場合は「プライバシーマーク付与に係る費用」から確認いただけます。見積書・領収書の発行ご希望の場合は、下記の業務支援担当までお問い合わせください。

業務支援担当:sec-gyoumushien@juas.or.jp

請求書をなくしました。再発行は可能でしょうか。

[No.34]

下記の業務支援担当まで、お問い合わせください。
なお、担当者に変更が生じた場合には、変更手続きが必要となりますので、手続きについてはNo.29を参照ください。

業務支援担当:sec-gyoumushien@juas.or.jp

事故

プライバシーマーク制度において事故報告が必要な事象かわかりません。

[No.35]

報告が必要な事項の「個人情報の取扱いに関する事故」をご覧ください。
ご不明な場合は、下記の事故担当までお問い合わせください。

事故担当:sec-icdt@juas.or.jp

個人情報の取扱いにおいて事故を起こしてしまいました。報告が必要ですか。

[No.36]

必要です。報告様式は「書類ダウンロード」のページよりダウンロードください。
提出方法は「事故の報告先」をご確認の上、プライバシーマーク会員マイページ「ファイル送信」より電子データをアップロード、または下記の事故担当までご提出ください。

事故担当:sec-icdt@juas.or.jp

個人情報保護委員会への報告が必要かどうかわかりません。

[No.37]

事故の報告先」の個人情報保護委員会への報告についてをご確認いただき、ご不明な場合は直接個人情報保護委員会へお問い合わせください。

その他

会員窓口担当者・申請担当者が退職したので、プライバシーマーク会員マイページのログインID・パスワードがわからずログインできません。

[No.38]

ログインID・パスワードは各事業者の会員窓口担当者・申請担当者の方へお送りしています。
まずは担当者変更手続きをお願いいたします。手続き完了後に、ログインIDと初期パスワードをご案内いたします。変更手続きについては、No.29をご参照ください。

プライバシーマーク会員マイページのログインID・パスワードがわかりません。

[No.39]

会員窓口担当者または申請担当者に変更がある場合はNo.38をご参照ください。
変更がない場合は、下記の電子申請担当までお問い合わせください。
ご登録のアドレス宛に、ログインIDをメールでご案内します。パスワードはプライバシーマーク会員マイページログイン画面の「パスワードをお忘れの方」より担当者ご自身で再発行をしてください。 なお、プライバシーマーク会員マイページのログインID・パスワードは会員窓口担当者・申請担当者以外の方へお知らせすることが出来かねますので、予めご了承ください。

電子申請担当:sec-denshishinsei@juas.or.jp

当社の個人情報保護マネジメントシステム(PMS)構築・運用について相談があります。

[No.40]

当相談室(来社・WEB会議・メール相談)をご活用ください。なお、お問い合わせの内容により、回答に時間を要する場合がございます。ご了承ください。

詳しくは「PMS構築相談室」をご参照下さい。

認定個人情報保護団体に関する質問があります。

[No.41]

認定個人情報保護団体に関するご質問については、「認定個人情報保護団体お問い合わせ先」をご参照ください。

JUASの「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」の登録状況、登録番号について教えてください。

[No.42]

JUASは「適格請求書発行事業者」の登録が完了しております。
登録番号:T3010005018612
※国税庁「インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト」にてご確認いただけます。

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