更新申請の手続き
1. 更新申請対象事業者
2006年版JISによる認定事業者で、プライバシーマーク付与認定の有効期間の満了を迎える事業者（プライバシーマーク使用開始日より2年が経過しようとしている事業者）です。
2. 更新申請受付期間
プライバシーマーク付与認定の有効期間の満了前、8ヶ月以内4ヶ月前までです。
【更新申請受付期間の例】
有効期間の満了日：2018年6月1日の場合の例
更新申請受付期間：2017年10月2日 ～ 2018年2月1日
※有効期間、受付期間は事業者ごとに異なります。
※上記の原則に沿って確定した更新申請受付期間の最終日が、土曜日、日曜日、祝祭日等に当たる場合、直後の営業日まで延長して受付けます。
当協会への申請に必要な書類は、下記の通りです。
＜プライバシーマーク更新申請書類一覧 ＞
1. 必須でご提出いただく書類
No |
必要書類 |
|---|---|
| 1 | 【申請様式1更新】プライバシーマーク付与適格性審査申請書（代表者印の捺印必須） |
| 2 | 【申請様式2更新】事業者概要 |
| 3 | 【申請様式3更新】個人情報を取扱う業務の概要 |
| 4 | 【申請様式4更新】すべての事業所の所在地及び業務内容 |
| 5 | 【申請様式5更新】個人情報保護体制 |
| 6 | 【申請様式6更新】個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧 |
| 7 | 【申請様式7更新】JIS Q 15001要求事項との対応表 |
| 8 | 【申請様式8更新】教育実施サマリー（全ての従業者に実施した教育実施状況） |
| 9 | 【申請様式9更新】内部監査実施サマリー（全ての部門に実施した内部監査実施状況） |
| 10 | 【申請様式10更新】マネジメントレビュー（事業者の代表者による見直し）実施サマリー |
| 11 | 【申請様式11更新】前回適格決定時から変更のあった事業の報告 |
| 12 | 最新の個人情報保護マネジメントシステム文書一式の写し（【申請様式6更新】、及び【申請様式7更新】に記載の内部規程・様式の全て。なお、様式は未記入で空欄のままの見本。） |
| 13 | 個人情報を特定した台帳、いわゆる「個人情報管理台帳」の運用記録（様式ではない）の冒頭１ページの写し |
| 14 | 上記13に対応する、いわゆる「リスク分析結果」の写し |
2. 該当する場合にご提出いただく書類
No |
必要書類 |
|---|---|
| 15 | 登記事項証明書(「履歴事項全部証明書」または「現在事項全部証明書」)等申請事業者(法人)の実在を証す公的文書の写し（事業者概要の変更があった場合） |
| 16 | 定款、その他これに準ずる規程類の写し（事業者概要の変更があった場合） |
| 17 | 変更報告書（前回の付与適格決定以降「事業者名、本店所在地、代表者氏名、申請担当者／連絡先、個人情報保護管理者」に変更があったが、変更報告書を提出していない場合） |
| 18 | 探偵業に係る誓約書(「探偵業」を事業として行う場合には JIS Q 15001:2006 要求事項に 適合した個人情報の取扱いを行う旨の誓約書の提出が必須) |
3. 任意でご提出いただく書類
No |
必要書類 |
|---|---|
| 19 | 教育を実施したことが確認可能な記録一式（「教育計画書」「教育実施報告書」等の運用記録や教材の写し、「理解度確認テスト」等の雛形） |
| 20 | 監査を実施したことが確認可能な記録一式（「監査計画書」「監査実施報告書」「監査チェックリスト」等の写し） |
| 21 | 代表者による見直しを実施したことが確認可能な記録一式（「マネジメントレビュー議事録」の写し） |
| 22 | 会社パンフレット等 |
- 各様式の【記載上の注意】は、提出する際は削除してください。
- ご提出の際は、申請書類を表No1～22の順にA4サイズ・2つ穴にてファイルに綴じてください。各書類には、インデックスを付けてください。
- 申請後、申請書類の内容に変更があった場合は、プライバシーマークに係る変更報告書をご提出ください。
- 申請書をご持参される際は、事前に受付のご予約をお願いいたします。
※申請にあたっては、プライバシーマーク制度の設置および運営に関し必要な事項を定めた「プライバシーマーク制度設置及び運営要領」（JIPDEC）をあらかじめご参照ください。
申請方法
JUASに初めてご申請される際には、申請前にご入会の手続きをお願いいたします。
申請書類一式を作成し、以下の方法でご提出ください。
郵送：宅急便など、配送記録が残る手段を利用してご送付ください。
持参：ご持参の際には事前に電話予約の上、お越しください。
必要書類はこちらよりダウンロードください。
申請窓口
一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会（JUAS）
セキュリティセンター
〒103-0012
東京都中央区日本橋堀留町2－4－3 ユニゾ堀留町二丁目ビル8階（地図）
TEL：03-3249-4103 FAX ：03-3249-6130
E-mail：sec＠juas.or.jp（＠を半角に変更してください。）
受付時間 10：00～17：00（土、日、祝日休み）
- 申請にあたっては、申請内容に関する審査等の経費としての申請料が、審査結果の可否にかかわらず必要です。（申請受理後にJUASよりご請求いたします。）
- 個人情報保護マネジメントシステム（PMS）が申請までに少なくとも1ヶ月以上実際に運用されていることが必要です。教育履歴、監査報告書などの諸記録については、その期間内にとられたものをご提出ください。
- 申請書類提出後および付与適格決定後に、申請された事項に変更がある場合は、ご報告ください。
受取
申請書類の不足及び記載漏れを確認します。
申請書類が全て揃っている場合は、「申請料請求書」を送付いたしますので、指定の口座にお振込みをお願いいたします。お預かりした書類をもとに、受理の審査に進みます。
申請書類が全て揃っていない場合、申請書類を申請事業者の費用負担で返却させて頂きます。
