合併・分社等が発生した場合、付与事業者はプライバシーマークの地位の継続について審査を受けるために審査機関に報告が必要です。
申請にあたっては、「合併・分社等に伴うプライバシーマーク付与の地位の継続に関する手順（PMK520）」をあらかじめご参照ください。
合併・分社等の類型とプライバシーマーク付与の地位について
以下の類型に該当する場合、合併・分社等による組織変更申請の手続きが必要です。
存続会社（または事業承継先会社）の履歴事項全部証明書等において、合併・分社等の手法に係る記載事項があることをご確認ください。
| 類型 | 合併・分社等の概要 | プライバシーマーク付与の地位 | 合併・分社等の記載事項確認書類 |
|---|---|---|---|
| 3 | 付与事業者が、非付与事業者からの「事業譲渡」「吸収分割」により、事業を承継するとき | 付与事業者が継続 | 事業譲渡：（事業承継先会社の）事業譲渡契約書または覚書 吸収分割：（事業承継先会社の）履歴事項全部証明書 |
| 4 | 付与事業者が、他の付与事業者（複数の場合を含む。）と「吸収合併」により存続会社となるとき（相手の付与事業者は消滅） | 存続会社となる付与事業者が継続 | （存続会社の）履歴事項全部証明書 |
| 5 | 付与事業者が、非付与事業者（複数の場合を含む。）と「吸収合併」により存続会社とななるとき（相手の非付与事業者は消滅） | 付与事業者が継続 | （存続会社の）履歴事項全部証明書 |
| 7特例 | 付与事業者が「新設分割」を行い、新設会社が事業の全部を承継するとき | 付与事業者に代わって、新設会社に付与の地位の継続を認めることがある | （新設分割により設立された会社の）履歴事項全部証明書 |
| 8または 9の特例 |
実質的に事業を行っていない非付与事業者が、「事業譲渡」「吸収分割」等により、付与事業者から事業の全部を承継するとき | 付与事業者に代わって、非付与事業者に付与の地位の継続を認めることがある | 吸収合併：（事業承継先会社の）履歴事項全部証明書 事業譲渡：（事業承継先会社の）履歴事項全部証明書および事業譲渡契約書または覚書 吸収分割：（事業承継先会社の）履歴事項全部証明書 |
申請時期・報告先・費用について
| 申請時期 | ・効力発生日より原則1カ月以内を目途にご提出ください。 ※新規・更新申請後に合併・分社等が発生すると、審査（事業者規模、現地審査日、審査時間、審査場所、費用、審査会日等）に影響する場合があるため、判明時点でまずはご連絡ください。 |
|---|---|
| 報告先 | ・原則、プライバシーマーク付与適格性審査を受けた審査機関となります。 ※新規・更新申請後から付与適格性の要否の決定までに合併・分社等が発生する場合は、当該申請中の審査機関が報告先となります。（新規申請中事業者は、上記表の「付与事業者」は「申請事業者」に読み替えます。） ※付与事業者が合併により消滅会社となる場合は、プライバシーマーク付与契約終了手続きが必要です。手続きについては、付与適格性審査を受けた審査機関へ直接お問い合わせください。 |
| 費用 | こちらをご確認ください。 |
申請前のお問い合わせについて
- 手続きを円滑に進めるために、合併・分社等が明らかになった時点でお問い合わせください。
- 原則、受け入れた従業者がいる場合は教育の実施を、承継した事業または業務がある場合は監査の実施が必要です。
- 合併・分社等の発生前後で個人情報の取扱い等について実態に変化がない場合も、上記の類型に該当する場合は、手続きが必要です。
- お問い合わせの際、以下の点をお知らせいただくとスムーズです。
- ①効力発生日（いつ合併・分社等が発生するか）
- ②合併・分社等の手法（吸収合併、吸収分割、新設分割、事業譲渡等）
- ③相手の事業者名
- ④相手の事業者は（効力発生日の時点で）プライバシーマーク付与事業者か
- ⑤承継する事業または業務の有無とその内容
- ⑥承継する事業または業務がある場合、効力発生日と同時に承継するか
- ⑦相手の事業者から受け入れる従業者の有無
- ⑧相手の事業者から受け入れる事業所の有無
- ⑨合併・分社後にプライバシーマーク付与の地位を必要とする事業者（プライバシーマークは一法人に対して一つです）
- 複数事業者に及ぶ場合は、自社だけでなく全体像をご確認のうえお問い合わせください。
※合併・分社等の形態や発効時点により手続きが変わります。
※新規・更新申請後の審査期間中に合併・分社等が発生すると、審査（事業者規模、現地審査日、審査時間、審査場所、費用、審査会日等）に影響する場合があります。
※相手の事業者から合併・分社等の手続きが必要な場合があります。
申請方法
- 申請様式は、各審査機関ごとに異なります。申請書類一式は、「書類ダウンロード」ページの「合併・分社等による組織変更申請書類」より該当の類型を選択してダウンロードしてください。
- 特例の類型については、合併・分社等の概要をお伺いした後に申請書類一式をご案内します。まずはお問い合わせください。
- プライバシーマーク会員マイページ「電子申請」→「審査情報」→「組織変更」からご申請ください。紙での申請は受付できません。
- プライバシーマーク会員マイページの操作詳細は、プライバシーマーク会員マイページ内の操作マニュアル「組織変更の申請」にてご確認ください。
＜申請書類一式（例）＞
類型により一部異なりますので、詳しくは該当する類型の申請書類をダウンロードしてご確認ください。
| No | 提出 | 申請書類 |
|---|---|---|
| 1 | 必須 | 【様式1 合併等組織再編】合併・分社等の申請及び登録情報の変更 |
| 2 | 必須 | 【様式2 合併等組織再編】合併・分社等のサマリー |
| 3 | 必須 | 【様式3 合併等組織再編】事業者概要 |
| 4 | 必須 | 【様式4 合併等組織再編】個人情報を取扱う業務の概要 |
| 5 | 必須 | 【様式5 合併等組織再編】すべての事業所の所在地及び業務内容 |
| 6 | 必須 | 【様式6 合併等組織再編】個人情報保護マネジメントシステム（PMS）文書の一覧 |
| 7 | 必須 | 【様式７ 合併等組織再編】個人☐情報保護マネジメントシステム(PMS)構築・運用指針との対応表 |
| 8 | 必須 | 【様式8 合併等組織再編】教育サマリーと実施記録 |
| 9 | 必須 | 【様式9 合併等組織再編】監査サマリーと実施記録 |
| 10 | 必須 | 【様式10 合併等組織再編】会社組織図 |
| 11 | 必須 | 【様式11 合併等組織再編】個人情報保護のための体制図 |
| 12 | 必須 | 【様式12 合併等組織再編】承継元会社Ａの概要 |
| 13 | 必須 | 【付属書】履歴事項全部証明書（申請の日前3ヶ月以内の発行文書）等の組織再編を証する公的文書（PDF） ※登記情報提供サービスなどインターネットで提供される登記資料は不可 |
| 14 | 必須 | 個人情報保護マネジメントシステム（PMS）文書一式（【様式6 合併等組織再編】記載の全ての規程文書、様式） ※zipファイル等で圧縮不可、パスワード設定不可 |
| 15 | 任意 | 組織再編のスキームを説明したもの（複雑な場合） |
| 16 | 任意 | JUAS連絡窓口変更届 会員マイページにて現在の「登録情報」をご確認ください。JUAS連絡窓口に変更がある場合には、書類をダウンロードし「18.JUAS連絡窓口変更届（正会員C）」にアップロードしてください。 |
- ファイル形式、用紙サイズについて
- ・各申請様式、定款：WordまたはPDF（A4縦型）
- ・登記事項証明書： PDF（A4縦型）
- ・規程・様式等：Word、ExcelまたはPDF（サイズは問いません）
- ※ファイルを圧縮したり、パスワードを付けないようご注意ください。会員マイページでは複数の個別ファイルを選択し、一度にアップロード可能です。
- 「個人情報保護マネジメントシステム（PMS）文書一式（全ての規程文書、様式）」は、全ての規程・様式類をそれぞれ別のファイルで作成・保存し、ファイル名は【様式6 合併等組織再編】記載の「№_PMS文書を構成する規程・様式等の名称」としてください。
《ファイル名の例》
様式6 合併等組織再編：№1「個人情報保護方針」→ファイル名：1_個人情報保護方針
申請受付
- 申請書類の作成にあたっては、各様式の【書類作成上の注意】をご理解のうえ記述してください。
- プライバシーマーク会員マイページには24時間ログインでき、ご申請いただけます。
- プライバシーマーク会員マイページの申請状態が「受付済」となりましたら、原則提出した書類の差替えはできません。お間違いのないようご提出ください。
- 受付済通知は受付後に配信されます。
- 申請書類に不備があった場合、再提出をお願いすることがあります。各書類の元データは必ず保管ください。
- 必要に応じて、追加書類の提出をお願いする場合があります。
- 申請書類受領後「合併・分社等による組織変更に係る申請書類受領書」を発行します。
